Riwayat & Pembatalan Penyaluran

Riwayat Penyaluran adalah catatan seluruh pupuk yang keluar dari PPTS Anda. Dipakai untuk tiga hal sehari-hari: menjawab pertanyaan petani tentang penebusan yang sudah lewat, mencetak ulang nota, dan membatalkan transaksi yang salah. Karena Riwayat juga jadi bahan verifikasi, isinya tidak pernah dihapus — hanya bertambah.

1. 1

   Ketuk menu Riwayat Penyaluran

   Menunya ada di tab Penyaluran, sederet dengan Buat Penyaluran, Data e-Alokasi, dan Rekap Penyaluran. Daftar transaksi langsung tampil dengan yang terbaru di atas.

   
2. 2

   Baca satu barisnya

   Tiap baris menyebut nomor nota, jenis penyalurannya, tanggal beserta jamnya, dan statusnya. Nomor nota adalah satu-satunya penanda yang bisa Anda sebutkan kembali kalau ada keluhan — catat atau foto notanya saat transaksi, jangan mengandalkan ingatan urutan.

   • Jenis penyaluran yang mungkin muncul: Individu, Kartu Tani Digital, dan Berkelompok.
   • Status yang mungkin muncul: Berhasil, Dibatalkan, Proses, dan Kadaluarsa.
3. 3

   Pilih tab sesuai yang Anda cari

   Semua memuat seluruhnya; Individu hanya penyaluran ke satu petani; Kartan hanya penebusan lewat Kartu Tani Digital. Ketiganya berisi transaksi. Tab Kelompok memuat batch poktan — nomornya berawalan PBT dan statusnya Berlangsung, Selesai, atau Dibatalkan.

   • Untuk membuka satu transaksi di dalam batch, buka dulu batch-nya di tab Kelompok, baru pilih petaninya dari daftar di dalamnya.

Selanjutnya — Menemukan satu transaksi di antara ratusan: Transaksi yang Anda cari muncul di layar, tanpa harus menggulir daftar panjang yang belum tentu memuatnya.

1. 1

   Ketik di kolom pencarian

   Kolomnya menerima nama petani, NIK, atau nomor nota. Baris yang tidak cocok langsung hilang dari daftar, jadi pastikan yang Anda ketik memang benar sebelum menyimpulkan transaksinya tidak ada.

   • Nomor nota adalah cara tercepat dan paling pasti — nama bisa mirip antar petani, NIK bisa salah satu digit.
   • Kosongkan kembali kolom pencarian setelah selesai, kalau tidak daftar tetap tersaring dan terlihat seperti kekurangan transaksi.
2. 2

   Pakai penyaring bila yang dicari rentang waktu

   Penyaring di atas daftar dipakai ketika Anda tidak mencari satu nota tertentu, melainkan semua transaksi pada periode tertentu — misalnya saat mencocokkan dengan catatan manual di akhir bulan.

3. 3

   Kalau tetap tidak ketemu, periksa tabnya dulu

   Satu nota hanya muncul di tab yang sesuai jenisnya. Nota penyaluran individu tidak akan tampil di tab Kartan, dan tidak ada nota mana pun yang tampil di tab Kelompok karena tab itu memuat batch. Pindah ke tab Semua adalah cara paling aman saat ragu.

Selanjutnya — Membaca Detail Transaksi sebelum mengambil tindakan: Anda yakin sedang membuka nota yang benar, dan tahu apa saja yang tercatat di dalamnya.

Ketuk satu baris riwayat untuk membukanya. Layar ini adalah satu-satunya tempat memastikan sebuah transaksi sebelum Anda membatalkannya — dan pembatalan tidak bisa ditarik kembali, jadi bacalah sampai selesai.

1. 1

   Periksa status dan nomor notanya

   Keduanya di bagian atas. Cocokkan nomor notanya dengan yang Anda maksud, bukan sekadar mempercayai baris yang tadi diketuk — daftar bisa bergeser saat dimuat ulang.

   
2. 2

   Periksa identitas petani dan jenis penyalurannya

   Tercantum nama dan NIK petani, jenis penyaluran, metode pengambilan, dokumentasi yang terlampir, serta produk beserta jumlahnya. Inilah bahan untuk memastikan transaksi ini benar keliru sebelum dibatalkan.

   • Transaksi yang berasal dari penyaluran berkelompok menampilkan tambahan nomor batch (Batch ID) yang tidak ada pada transaksi individu. Kalau nomor itu ada, transaksi ini bagian dari sebuah batch poktan.
3. 3

   Cetak atau simpan notanya bila hanya itu yang diperlukan

   Kalau tujuan Anda cuma memberi salinan nota ke petani, selesai di sini — tidak perlu masuk ke alur pembatalan.

Selanjutnya — Membatalkan transaksi yang salah: Pembatalan tercatat, dan alokasi petani beserta stok PPTS kembali ke nilai sebelum transaksi.

Pembatalan dipakai bila transaksi sudah tersimpan tetapi isinya salah: produk tertukar, jumlah keliru, atau dokumen salah orang. Karena setiap pembatalan meninggalkan jejak yang terlihat saat verifikasi, lakukan hanya untuk kekeliruan yang nyata — bukan untuk merapikan catatan.

1. 1

   Ketuk Batalkan di bagian bawah Detail Transaksi

   Tombolnya ada di dasar layar. Pada transaksi yang isinya panjang, Anda perlu menggulir sampai bawah untuk melihatnya.

   
2. 2

   Pilih alasannya

   Muncul lembar “Alasan pembatalan penyaluran?” berisi pilihan Salah input produk, Salah input dokumen, dan Alasan Lain. Alasannya harus dipilih dari daftar — tidak bisa ditulis bebas, karena alasan ini masuk ke jejak audit dan harus seragam antar PPTS.

   • Tidak ada alasan yang tercentang lebih dulu saat lembar itu terbuka, jadi satu ketukan tidak sengaja tidak akan membatalkan apa pun.

   
3. 3

   Ketuk Lanjut Batalkan

   Tombol ini baru bekerja setelah satu alasan dipilih. Sesudah ditekan, lembarnya menutup dan Anda kembali ke layar sebelumnya.

   • Tombol Kembali menutup lembar tanpa membatalkan apa pun — aman ditekan bahkan setelah Anda memilih alasan, selama Lanjut Batalkan belum ditekan.

   
4. 4

   Pembatalan transaksi di dalam batch berkelompok sedikit berbeda

   Kalau transaksi yang dibatalkan berasal dari penyaluran berkelompok, lembar yang muncul hanya meminta konfirmasi — tidak meminta Anda memilih alasan. Bukan berarti ada langkah yang terlewat.

Selanjutnya — Memastikan pembatalannya benar-benar jadi: Anda punya bukti bahwa alokasi petani dan stok PPTS sudah pulih — bukan sekadar menganggapnya pulih.

Ketiganya memakan waktu kurang dari satu menit dan sebaiknya dilakukan selagi petaninya masih di tempat, supaya kalau ternyata gagal Anda bisa langsung mengulang.

1. 1

   Pastikan catatan pembatalannya terbit di Riwayat

   Buka kembali Riwayat Penyaluran dan cari akhiran nomor notanya. Harus ada DUA baris: nota aslinya berstatus Berhasil, dan catatan baru berstatus Dibatalkan dengan akhiran nomor yang sama. Kalau hanya ada satu baris, pembatalannya tidak jadi — ulangi dari awal.

   
2. 2

   Pastikan sisa alokasi petani sudah pulih

   Buka Buat Penyaluran, cari petaninya, dan periksa baris Sisa Alokasi pada produk yang tadi dibatalkan. Angkanya harus kembali ke nilai sebelum transaksi. Ini pemeriksaan yang paling menentukan: alokasi adalah hak petani yang sesungguhnya terpakai atau tidak.

3. 3

   Pastikan sisa stok PPTS sudah pulih

   Periksa Stok Pupuk Subsidi untuk produk yang sama. Jumlahnya harus kembali bertambah sebanyak yang tadi disalurkan.

   Nota yang sudah dibatalkan tidak bisa dibatalkan untuk kedua kali. Tombol Batalkan pada nota aslinya memang MASIH terlihat — karena nota itu tetap berstatus Berhasil — tetapi aplikasi akan menolak saat tombol itu ditekan. Jadi jangan memakai ada atau tidaknya tombol Batalkan sebagai penanda sudah dibatalkan atau belum; pakai dua baris di Riwayat. Bila pupuknya tetap perlu disalurkan, buat transaksi baru dari awal.

Isi tiap tab, sekali lihat

Keempat tab terlihat sejenis, tetapi tidak memuat objek yang sama. Tiga di antaranya berisi transaksi — satu baris satu nota — sedangkan tab Kelompok berisi batch poktan. Inilah sebab nomor nota tidak pernah ditemukan di tab Kelompok, dan itu bukan tanda notanya hilang.

Kalau ada yang tidak beres