Tutorial

Pemesanan Pupuk ke Produsen

Panduan lengkap PPTS memesan pupuk bersubsidi dari produsen — dari memeriksa SPJB dan adendumnya, menyusun pesanan, sampai membayar dan membatalkan. Baca berurutan dari atas ke bawah.

Pemesanan berbeda dari penyaluran

Penyaluran mengurus pupuk yang keluar dari PPTS ke petani; pemesanan mengurus pupuk yang masuk ke PPTS dari produsen. Keduanya berada di tab yang berbeda. Lihat SOP penyaluran

SPJB Anda dibuat dengan PUD?

Bila kartu SPJB yang Aktif di menu SPJB PPTS mencantumkan baris PUD, pesanan Anda ditujukan ke PUD dan alurnya berbeda — tanpa kode billing. Buka tutorial pemesanan ke PUD

Dua kata untuk satu hal

Tab-nya bernama Pemesanan, tetapi layar ringkasannya berjudul Detail Penebusan dengan tombol Buat Penebusan. Keduanya merujuk pesanan yang sama. Panduan ini memakai kata yang tampil di layar agar mudah diikuti.

Sekilas alurnya

Enam tahap, berurutan. Ketuk salah satu untuk melompat, atau cukup gulir terus dari sini.

  1. 1Memeriksa SPJB PPTSAnda tahu produk apa yang boleh dipesan, sebanyak apa, dan di wilayah kerja mana.
  2. 2Membaca adendum SPJBAnda paham versi SPJB mana yang sedang berlaku, dan tahu bahwa adendum bisa menambah wilayah kerja serta produk.
  3. 3Menyusun pesananPesanan sudah berisi produk dan jumlah yang benar, siap ditinjau.
  4. 4Mengatur alamat pengirimanPupuk akan dikirim ke alamat yang benar dan tersimpan untuk pesanan berikutnya.
  5. 5Mengirim pesanan ke produsenPesanan tercatat di produsen dengan status Menunggu Konfirmasi.
  6. 6Membayar setelah dikonfirmasiPembayaran terkirim sebelum batas waktu, pesanan berpindah ke Diproses, lalu No. SO dan nota menyusul.
  7. 7Menerima barang: membaca DO dan menyatakan penerimaanBarang yang turun dari truk sudah dicocokkan dengan surat jalannya, penerimaan dinyatakan, dan stok pupuk Anda bertambah.
  8. 8Menutup pesanan: No. SO terbit, barang diterima, nota LUNASAnda bisa memastikan pesanan benar-benar tuntas — No. SO sudah terbit, barang tercatat diterima, dan notanya bisa dibuka sebagai bukti.
  9. 9Membatalkan pesananPesanan yang masih Menunggu Konfirmasi atau Menunggu Pembayaran dibatalkan, dan alokasinya kembali tersedia.

Istilah yang perlu dipahami dulu

SPJB
Surat Perjanjian Jual Beli antara PPTS dan produsen. Menentukan produk, alokasi, dan harga yang boleh dipesan.
Adendum
Perubahan resmi atas SPJB yang sudah berjalan. Bisa menambah alokasi, produk, atau wilayah kerja; versi terbaru yang berlaku ditandai Aktif.
Wilayah Kerja
Kecamatan yang tercantum di SPJB. Membatasi pesanan sekaligus alamat pengiriman.
Sisa Alokasi Tebus
Sisa jatah yang masih boleh dipesan, yaitu Alokasi dikurangi yang sudah ditebus.
Sak
Satuan karung. Untuk Urea dan NPK satu sak sama dengan 50 Kg, dan satu ketukan tombol tambah menambah satu sak.
Kode Billing
Nomor untuk membayar pesanan. Terbit setelah produsen mengonfirmasi, bukan saat pesanan dibuat.
Tahap 1

Memeriksa SPJB PPTS

Anda tahu produk apa yang boleh dipesan, sebanyak apa, dan di wilayah kerja mana.

SPJB menentukan produk apa yang boleh dipesan, sebanyak apa, dan dengan harga berapa. Periksa dulu sebelum menyusun pesanan — kalau tidak ada SPJB berstatus Aktif atau alokasinya sudah habis, produknya tidak akan muncul di layar pemesanan.

Sebelum mulai

  • Sudah masuk ke aplikasi iPubers dengan akun PPTS Anda.
  • Nama dan kode PPTS di bagian atas layar sudah sesuai.
  1. 1

    Buka tab Pemesanan

    Ketuk tab Pemesanan di bagian bawah layar, di antara Penyaluran dan Profile. Isi tab ini adalah pupuk yang masuk ke PPTS dari produsen — berbeda dari tab Penyaluran yang mengurus pupuk keluar ke petani.

    • Bagian atas menampilkan pesanan yang sedang berjalan beserta status, jumlah produk, total, dan waktunya.
    • Menu yang tersedia: Riwayat Pemesanan Pupuk, Stok Pupuk Subsidi, Lapor Stok, dan SPJB PPTS.
    Tab Pemesanan di aplikasi iPubers dengan daftar pesanan berjalan dan tombol Pesan Pupuk Bersubsidi
  2. 2

    Ketuk menu SPJB PPTS

    Layar Detail SPJB menampilkan seluruh SPJB milik PPTS Anda beserta produsen dan masa berlakunya. Hanya yang berstatus Aktif (hijau) yang bisa dipakai memesan; Non Aktif (merah) umumnya karena masa berlakunya sudah lewat — periksa baris Berlaku Hingga.

    Kalau semua SPJB berstatus Non Aktif, pemesanan tidak bisa dilanjutkan. Hubungi produsen atau distributor untuk perpanjangan.
    Daftar SPJB dengan penanda status Aktif dan Non Aktif beserta nama produsen
  3. 3

    Ketuk kartu SPJB untuk melihat rinciannya

    Halaman detail memuat status, wilayah kerja, tanggal pembuatan dan perubahan, data produsen, serta daftar produk beserta alokasinya.

    • Wilayah Kerja menentukan pilihan wilayah saat memesan sekaligus membatasi alamat pengiriman.
    • Bila SPJB pernah direvisi, muncul tautan jumlah adendum — dibahas di tahap berikutnya.
    Detail SPJB berisi status, wilayah kerja, tanggal, data produsen, dan produk
  4. 4

    Gulir ke bagian PRODUK dan catat sisa alokasinya

    Tiap produk menampilkan Alokasi, Harga Kesepakatan, dan batang kemajuan berisi jumlah yang sudah Ditebus beserta Sisa-nya. Gulir sampai habis — satu SPJB sering memuat lebih dari satu produk, dan yang di bawah tidak terlihat tanpa digulir.

    • Angka Sisa inilah batas jumlah yang masih boleh dipesan, dan akan muncul lagi sebagai Sisa Alokasi Tebus saat Anda mengisi jumlah.
    • Harga Kesepakatan berbeda antar produk, jadi periksa per baris — bukan satu harga untuk seluruh SPJB.
    Bagian PRODUK pada detail SPJB dengan dua produk beserta alokasi, harga kesepakatan, jumlah ditebus, dan sisanya

Selanjutnya — Membaca adendum SPJB: Anda paham versi SPJB mana yang sedang berlaku, dan tahu bahwa adendum bisa menambah wilayah kerja serta produk.

Tahap 2Bila perlu

Membaca adendum SPJB

Anda paham versi SPJB mana yang sedang berlaku, dan tahu bahwa adendum bisa menambah wilayah kerja serta produk.

Adendum adalah perubahan resmi atas SPJB yang sudah berjalan — misalnya menambah alokasi, menambah produk, atau menambah wilayah kerja. Bagian ini hanya muncul bila SPJB Anda pernah direvisi, ditandai tautan “N Adendum Lainnya” pada kartu detail SPJB.

  1. 1

    Ketuk tautan “N Adendum Lainnya”

    Tautan ini berada di bagian bawah kartu hijau pada detail SPJB, tepat di bawah Tanggal Pembuatan dan Tanggal Perubahan. Panel Adendum muncul dari bawah layar dan menyebutkan jumlah adendum yang Anda miliki.

  2. 2

    Kenali versi mana yang sedang berlaku

    Panel menampilkan tiap versi beserta statusnya. Adendum terbaru bertanda Aktif dan memakai nomor berawalan ADD, sedangkan SPJB versi sebelumnya bertanda Non Aktif — keduanya menyebutkan Tanggal Perubahan.

    • Isi yang tampil di halaman detail SPJB adalah isi versi yang sedang berlaku.
    • Nomor adendum berbentuk ADD-01/SPJB/… sehingga mudah dibedakan dari nomor SPJB induknya.
    Panel Adendum menampilkan adendum berstatus Aktif dan SPJB versi sebelumnya berstatus Non Aktif
  3. 3

    Pilih satu versi lalu ketuk Pilih untuk membacanya

    Memilih versi lama akan menampilkan isi SPJB sebelum direvisi — wilayah kerja, produk, alokasi, dan harga yang berlaku saat itu. Berguna untuk membandingkan apa yang berubah.

    Detail SPJB versi sebelum adendum, dengan wilayah kerja dan produk yang berbeda
  4. 4

    Perhatikan apa yang bertambah

    Adendum menambah, bukan menggantikan. Pada contoh ini SPJB asli hanya mencakup kecamatan Kuta dengan Pupuk NPK Phonska; setelah adendum, Kuta juga memuat Pupuk Urea dan muncul kecamatan Mengwi — semuanya tetap bisa dipesan.

    • Akibatnya layar pemilihan wilayah kerja pada tahap berikutnya menampilkan lebih dari satu pilihan.
    • Membandingkan dua versi lewat halaman detail tidak selalu memperlihatkan bedanya. Daftar produk di halaman detail perlu digulir, dan penambahan wilayah kerja paling jelas terlihat di layar Wilayah Kerja saat memesan.

Selanjutnya — Menyusun pesanan: Pesanan sudah berisi produk dan jumlah yang benar, siap ditinjau.

Tahap 3

Menyusun pesanan

Pesanan sudah berisi produk dan jumlah yang benar, siap ditinjau.

Setelah memastikan ada SPJB Aktif dengan alokasi tersisa, pesanan disusun dari tombol Pesan Pupuk Bersubsidi di bagian bawah tab Pemesanan.

  1. 1

    Ketuk Pesan Pupuk Bersubsidi

    Tombol hijau di bagian paling bawah tab Pemesanan. Aplikasi lalu menanyakan wilayah kerja yang dituju.

  2. 2

    Pilih wilayah kerja

    Layar Wilayah Kerja menampilkan tiap kecamatan beserta produk dan sisa alokasinya, jadi Anda bisa memilih tanpa menebak. Ketuk Pilih pada kecamatan yang dituju.

    • Daftar ini gabungan dari seluruh SPJB Aktif Anda, termasuk wilayah kerja yang datang dari adendum.
    • Kalau Anda hanya punya satu wilayah kerja, layar ini dilewati dan Anda langsung masuk ke Input Produk.
    Layar Wilayah Kerja menampilkan dua kecamatan beserta produk dan sisa alokasi masing-masing
  3. 3

    Ketuk Pesan pada produk yang diinginkan

    Layar Input Produk menampilkan tiap produk beserta Harga SPJB per 50 Kg, Sisa Alokasi Tebus, dan nomor SPJB yang dipakai. Ringkasan jumlah produk dan total harga selalu terlihat di bagian bawah.

    Layar Input Produk berisi kartu produk dengan harga SPJB dan sisa alokasi tebus
  4. 4

    Tentukan jumlahnya dengan tombol tambah dan kurang

    Panel jumlah muncul dari bawah layar. Satu ketukan tombol tambah bernilai satu sak, yaitu 50 Kg — bukan 1 Kg. Jadi dua ketukan berarti 100 Kg.

    Jumlah yang diisi tidak boleh melebihi Sisa Alokasi Tebus yang tertera di panel yang sama.
    Panel pengaturan jumlah pesanan dengan tombol tambah dan kurang
  5. 5

    Ketuk Ya, Sudah untuk menyimpan jumlah

    Anda kembali ke Input Produk. Produk yang sudah diisi menampilkan jumlahnya beserta ikon pensil untuk mengubah, dan ringkasan di bawah ikut menyesuaikan.

    • Satu pesanan bisa memuat lebih dari satu produk — ulangi langkah ini untuk produk lain di wilayah kerja yang sama.
    Layar Input Produk setelah jumlah terisi, dengan ringkasan satu produk dan totalnya
  6. 6

    Ketuk Tinjau Pemesanan

    Aplikasi membuka layar Detail Penebusan berisi metode pembayaran, metode pengambilan, alamat pengiriman, daftar produk, dan subtotal.

    Layar Detail Penebusan berisi metode pembayaran, metode pengambilan, produk ditebus, dan subtotal

Selanjutnya — Mengatur alamat pengiriman: Pupuk akan dikirim ke alamat yang benar dan tersimpan untuk pesanan berikutnya.

Tahap 4

Mengatur alamat pengiriman

Pupuk akan dikirim ke alamat yang benar dan tersimpan untuk pesanan berikutnya.

Alamat diatur di layar Detail Penebusan, tepat sebelum pesanan dikirim. Bagian ini hanya muncul bila metode pengambilannya Diantarkan.

  1. 1

    Ketuk Ubah pada bagian alamat

    Pada bagian “Mau diantar ke mana?”, ketuk Ubah. Panel Alamat Pengiriman muncul dari bawah berisi alamat yang sudah tersimpan.

    • Gunakan kolom Cari Alamat bila alamat tersimpan sudah banyak.
    • Tiap alamat punya tautan Ubah Alamat dan Hapus.
    Panel Alamat Pengiriman dengan tombol Buat Alamat Baru dan daftar alamat tersimpan
  2. 2

    Pilih alamat yang sudah ada, lalu ketuk Pilih

    Untuk memakai alamat yang sudah tersimpan, cukup pilih salah satu lalu ketuk Pilih. Anda kembali ke Detail Penebusan dengan alamat yang baru.

  3. 3

    Atau ketuk Buat Alamat Baru

    Formulir Alamat Baru terbuka. Provinsi dan Kabupaten sudah terisi otomatis mengikuti data PPTS; Kecamatan juga sudah terisi bila wilayah kerja Anda hanya satu.

    Alamat pengiriman hanya bisa berada di dalam wilayah kerja Anda — daftar kecamatan yang muncul memang dibatasi pada wilayah itu.
    Formulir Alamat Baru dengan kolom provinsi, kabupaten, kecamatan, alamat lengkap, kode pos, dan label alamat
  4. 4

    Pilih kecamatan dari daftar

    Ketuk kolom Kecamatan untuk membuka daftarnya. Isinya hanya kecamatan yang termasuk wilayah kerja Anda, dan bisa diketik untuk menyaring.

    Daftar pilihan kecamatan pada formulir Alamat Baru, berisi wilayah kerja PPTS
  5. 5

    Isi sisa kolomnya, lalu Simpan Alamat

    Kolom bertanda bintang wajib diisi semua: Kecamatan, Alamat Lengkap, Kode Pos, dan label alamat. Label adalah nama panggilan agar mudah dikenali, misalnya Gudang atau Kios Utama.

    • Alamat yang disimpan bisa dipakai lagi untuk pesanan berikutnya.

Selanjutnya — Mengirim pesanan ke produsen: Pesanan tercatat di produsen dengan status Menunggu Konfirmasi.

Tahap 5

Mengirim pesanan ke produsen

Pesanan tercatat di produsen dengan status Menunggu Konfirmasi.

Periksa seluruh isi Detail Penebusan sekali lagi sebelum mengirim: metode pembayaran, metode pengambilan beserta alamatnya, daftar produk, subtotal, dan wilayah kerja.

  1. 1

    Ketuk Buat Penebusan

    Aplikasi tidak langsung mengirim. Muncul dulu kotak konfirmasi “Pastikan Penebusan Sudah Sesuai” yang mengingatkan bahwa data tidak dapat diubah setelah penebusan dibuat, sekaligus menampilkan ulang alamat tujuan.

    Kotak konfirmasi Pastikan Penebusan Sudah Sesuai beserta alamat tujuan pengiriman
  2. 2

    Setujui dengan Ya, Sudah

    Ini kesempatan terakhir mengoreksi. Ketuk Kembali bila masih ada yang perlu diubah.

  3. 3

    Pesanan terbentuk dengan status Menunggu Konfirmasi

    Layar berganti menjadi Detail Penebusan dengan keterangan “Penebusan anda akan diproses”. Di sini tercantum alamat pengiriman, nomor SPJB yang dipakai, jumlah produk, total, dan kode billing.

    • Nomor pesanan masih berupa “SO Belum Terbit” sampai produsen mengonfirmasi.
    • Ketuk Perbarui status pembayaran untuk menarik status terbaru dari server.
    Layar setelah pesanan dibuat: status Menunggu Konfirmasi, total pembayaran, dan kode billing yang belum terbit
  4. 4

    Buka Detail untuk melihat nomor transaksi

    Kartu pesanan punya tautan Detail. Di dalamnya ada No. Transaksi berawalan #PNB — pegangan Anda saat menghubungi Admin — beserta keterangan “Kami sedang mengkonfirmasi ketersediaan pesanan Anda”.

    • No. SO masih berbunyi “SO Belum Terbit”; nomor SO sungguhan terbit setelah pesanan dikonfirmasi.
    Detail Pesanan menampilkan status Menunggu Konfirmasi, No. SO belum terbit, dan No. Transaksi
  5. 5

    Tunggu produsen mengonfirmasi

    Tepat setelah pesanan dibuat, Kode Billing Pembayaran masih kosong dan berbunyi “Belum ada kode billing”. Kode baru terbit setelah produsen mengonfirmasi pesanan — ini normal, bukan tanda pesanan gagal.

    • Sejak pesanan dibuat, jumlahnya sudah memotong Sisa Alokasi Tebus meski belum dikonfirmasi. Jadi alokasi yang tampil di layar pemesanan berikutnya sudah berkurang.

Selanjutnya — Membayar setelah dikonfirmasi: Pembayaran terkirim sebelum batas waktu, pesanan berpindah ke Diproses, lalu No. SO dan nota menyusul.

Tahap 6

Membayar setelah dikonfirmasi

Pembayaran terkirim sebelum batas waktu, pesanan berpindah ke Diproses, lalu No. SO dan nota menyusul.

Begitu produsen mengonfirmasi, status berubah dari Menunggu Konfirmasi menjadi Menunggu Pembayaran, kartu statusnya berwarna oranye, dan kode billing terbit. Sejak titik ini pembayaran dilakukan di luar iPubers lewat layanan bank.

Ada batas waktu pembayaran

Begitu kode billing terbit, aplikasi menampilkan Batas Bayar beserta hitungan mundur. Kalau waktunya habis sebelum Anda membayar, pesanan berubah menjadi Kedaluwarsa dan harus dibuat ulang dari awal.
  1. 1

    Buka detail pesanan dan salin kode billing

    Pada bagian PEMBAYARAN muncul Kode Billing Pembayaran beserta tombol salin di sebelahnya. Di bawahnya tertulis bank yang menerima pembayaran ini — Mandiri dan BRI.

    • Pakai tombol salin, jangan mengetik ulang: kode billing panjang dan salah satu angka saja membuat pembayaran tidak dikenali.
    • No. SO masih berbunyi “SO Belum Terbit” pada tahap ini; nomor SO terbit setelah pembayaran diterima.
    • Pada contoh di bawah kode billingnya sengaja diburamkan — di aplikasi Anda, angkanya tampil utuh di posisi itu.
    Jangan membagikan kode billing atau bukti pembayaran kepada pihak yang tidak berkepentingan.
    Detail Pesanan berstatus Menunggu Pembayaran dengan kode billing, tombol salin, daftar bank, batas bayar, dan total pembayaran
  2. 2

    Perhatikan Batas Bayar dan hitungan mundurnya

    Tepat di bawah kode billing ada Batas Bayar berupa jam dan tanggal, ditemani hitungan mundur yang berjalan. Selesaikan pembayaran sebelum angka itu habis.

    • Pada contoh ini batasnya hanya sekitar 30 menit sejak kode billing terbit — bukan hitungan hari.
  3. 3

    Ketuk Pelajari cara bayar bila perlu panduan bank

    Tautan pada kartu pembayaran ini membuka panduan langkah demi langkah per bank di dalam aplikasi. Ikuti yang sesuai bank Anda.

  4. 4

    Bayar tepat sesuai nominal Total Pembayaran

    Nominal harus sama persis dengan yang tertera agar pembayaran dapat dikenali sistem. Simpan bukti transaksi setelah pembayaran berhasil.

  5. 5

    Kembali ke iPubers dan perbarui statusnya

    Ketuk Perbarui status pembayaran pada detail pesanan. Setelah pembayaran diterima, status berpindah ke Diproses, kartu statusnya berganti, dan bagian PEMBAYARAN kini mencantumkan Metode Pembayaran beserta Waktu Pembayaran.

    • Di status Diproses, tombol Perbarui status pembayaran dan tautan pembatalan sama-sama hilang — pesanan sudah di tangan produsen.
    Detail Pesanan berstatus Diproses dengan keterangan SO Sedang Disiapkan dan nomor transaksi
  6. 6

    Pantau terbitnya No. SO

    Setelah dibayar, No. SO tidak langsung muncul. Ia berbunyi “SO Sedang Disiapkan…” lebih dulu, dan nomor sungguhannya terbit menyusul — biasanya paling lama sekitar 15 menit. Periksa berkala dengan membuka kembali detail pesanan.

    Bila lewat satu jam No. SO belum terbit, laporkan ke Admin. Sebutkan No. Transaksi berawalan #PNB dan lampirkan bukti pembayaran.
    Bagian pembayaran pada pesanan berstatus Diproses berisi metode dan waktu pembayaran, tanpa tautan pembatalan
  7. 7

    Buka Nota setelah diterbitkan sistem

    Tombol Nota di kanan atas Detail Pesanan sudah ada sejak awal, tetapi selama nota belum diterbitkan ia hanya menampilkan “Nota Belum Terbit — silakan coba lagi beberapa saat”. Nota menyusul bersama terbitnya No. SO, jadi tunggu dalam rentang waktu yang sama.

    • Keterangan itu bukan tanda kegagalan: pembayaran tetap tercatat meski nota belum bisa dibuka.
    Panel keterangan Nota Belum Terbit ketika tombol Nota dibuka sebelum nota diterbitkan sistem

Selanjutnya — Menerima barang: membaca DO dan menyatakan penerimaan: Barang yang turun dari truk sudah dicocokkan dengan surat jalannya, penerimaan dinyatakan, dan stok pupuk Anda bertambah.

Tahap 7

Menerima barang: membaca DO dan menyatakan penerimaan

Barang yang turun dari truk sudah dicocokkan dengan surat jalannya, penerimaan dinyatakan, dan stok pupuk Anda bertambah.

Setelah dibayar dan diproses, produsen mengirimkan pupuknya dan status pesanan berubah menjadi Dalam Pengiriman. Di dalamnya ada DO (Delivery Order) — surat jalan satu pengiriman, lengkap dengan produk, ekspeditur, sopir, dan kendaraannya. Satu pesanan bisa dikirim bertahap, jadi satu DO belum tentu memuat seluruh jumlah yang Anda pesan.

Cocokkan dulu barangnya, baru nyatakan diterima

Penerimaan tidak bisa dibatalkan dan langsung menambah stok Anda. Anda juga menandatangani surat pernyataan bahwa dokumen DO dan barang yang diterima sudah benar — dengan sanksi bila kemudian terbukti tidak sesuai. Jadi hitung dan periksa barangnya lebih dulu, jangan menyatakan diterima hanya karena truknya sudah datang.

Sebelum mulai

  • Pesanan sudah dibayar dan berstatus Dalam Pengiriman.
  • Barangnya benar-benar sudah sampai dan sudah Anda hitung.
  1. 1

    Saring riwayat ke status Dalam Pengiriman

    Dari tab Pemesanan, ketuk Lainnya, lalu ubah penyaring Semua Status menjadi Dalam Pengiriman. Yang tampil hanya pesanan yang barangnya sedang di jalan.

    Riwayat Pemesanan Pupuk tersaring status Dalam Pengiriman berisi tiga pesanan
  2. 2

    Buka pesanannya dan cari bagian DETAIL PENGIRIMAN

    Kartu statusnya biru bertuliskan Dalam Pengiriman. Tepat di bawah kartu itu ada DETAIL PENGIRIMAN berisi No. DO beserta keterangan Dalam Perjalanan. Barisnya bisa diketuk — tanda panah di ujung kanannya adalah jalan masuk ke surat jalan.

    • Satu pesanan bisa punya lebih dari satu DO bila dikirim bertahap. Periksa satu per satu.
    • Selama masih Dalam Pengiriman, bagian PRODUK DIPESAN di bawah masih menunjukkan Sudah diterima 0 Kg.
    Detail Pesanan berstatus Dalam Pengiriman dengan baris No. DO dan keterangan Dalam Perjalanan
  3. 3

    Baca Detail DO dan cocokkan dengan barang yang datang

    Halaman Detail DO menampilkan No. DO beserta tombol salin, lalu PRODUK DIKIRIM: nama pupuk dan jumlah yang dibawa pengiriman ini. Inilah angka yang harus cocok dengan yang Anda hitung di lapangan — bukan jumlah pada pesanan.

    • Keterangan “Stok Pupuk akan diperbarui saat anda sudah menerima pesanan” menegaskan bahwa stok baru bertambah setelah Anda menekan Terima Pesanan.
    Jumlah di DO bisa lebih kecil daripada jumlah pesanan. Pada contoh ini pesanan 100 Kg dikirim dalam DO berisi 50 Kg; sisanya menyusul di DO lain.
    Halaman Detail DO berstatus Dalam Pengiriman dengan nomor DO, tombol Terima Pesanan, dan produk yang dikirim
  4. 4

    Periksa pengirimnya: gudang, ekspeditur, sopir, dan kendaraan

    Gulir ke bagian PENGIRIMAN. Di sana tertera Alamat Gudang asal, Ekspeditur, Nama Sopir, Tanggal DO, serta plat dan jenis kendaraan. Cocokkan dengan truk dan sopir yang benar-benar datang sebelum menerima.

    • Tautan Hubungi Sopir di bagian bawah menelepon sopir yang tercantum — pakai itu bila barangnya belum sampai atau alamatnya meleset.
    Bagian PENGIRIMAN pada Detail DO berisi alamat gudang, ekspeditur, nama sopir, tanggal DO, kendaraan, dan tautan Hubungi Sopir
  5. 5

    Ketuk Terima Pesanan, lalu baca surat pernyataannya

    Tombol hijau Terima Pesanan membuka layar Surat Pernyataan. Isinya menyatakan bahwa dokumen DO dan barang yang Anda terima benar dan sesuai rincian yang tercantum — lengkap dengan nomor DO, produk, jumlah, tanggal, kode PPTS, dan nama penanggung jawab.

    • Menekan Terima Pesanan belum menerima apa pun — ia hanya membuka layar pernyataan. Anda masih bisa mundur dengan tombol kembali.
    Butir kedua menyebutkan kesediaan dikenakan sanksi bila pernyataan ini terbukti tidak benar. Baca rinciannya, jangan langsung centang.
    Layar Surat Pernyataan penerimaan DO dengan rincian nomor DO dan produk, kotak centang, serta tombol Setuju dan Terima DO yang masih nonaktif
  6. 6

    Centang pernyataan, lalu ketuk Setuju & Terima DO

    Kotak centang “Dengan ini saya menyatakan kebenaran dokumen DO dan barang yang diterima” berada di bawah surat. Tombol Setuju & Terima DO baru aktif setelah kotak itu dicentang.

    • Kalau tombolnya masih abu-abu, berarti centangnya belum masuk — bukan aplikasinya yang bermasalah.
  7. 7

    Jawab dialog Konfirmasi Kesesuaian Data

    Muncul kotak terakhir “Konfirmasi Kesesuaian Data” yang meminta Anda memastikan seluruh data DO dan barang sudah sesuai. Ketuk Ya, Sesuai untuk menyelesaikan penerimaan, atau Kembali bila masih ingin memeriksa.

    Ini titik yang tidak bisa dibatalkan. Setelah Ya, Sesuai, penerimaan tercatat dan stok bertambah.
    Dialog Konfirmasi Kesesuaian Data dengan tombol Kembali dan Ya Sesuai di atas layar surat pernyataan yang sudah dicentang
  8. 8

    Pastikan DO berubah menjadi Pengiriman Tiba

    Buka kembali DO-nya. Kartu statusnya kini hijau bertuliskan Pengiriman Tiba, tombol Terima Pesanan sudah tidak ada, muncul baris Tanggal Diterima, dan tersedia tombol Download BAST — Berita Acara Serah Terima sebagai bukti penerimaan.

    • Kalau tombol Terima Pesanan masih ada, berarti penerimaannya belum tercatat. Ulangi dari langkah Terima Pesanan.
    • Simpan BAST-nya; itu dokumen yang dipakai saat pencocokan dengan produsen maupun pemeriksaan.
    Detail DO berstatus Pengiriman Tiba dengan tombol Download BAST dan tanpa tombol Terima Pesanan

Selanjutnya — Menutup pesanan: No. SO terbit, barang diterima, nota LUNAS: Anda bisa memastikan pesanan benar-benar tuntas — No. SO sudah terbit, barang tercatat diterima, dan notanya bisa dibuka sebagai bukti.

Tahap 8

Menutup pesanan: No. SO terbit, barang diterima, nota LUNAS

Anda bisa memastikan pesanan benar-benar tuntas — No. SO sudah terbit, barang tercatat diterima, dan notanya bisa dibuka sebagai bukti.

Setelah dibayar, pesanan berjalan sendiri: produsen memprosesnya, barang dikirim, lalu statusnya berakhir di Selesai. Bagian ini menunjukkan seperti apa pesanan yang sudah tuntas, dan di mana bukti-buktinya berada — berguna ketika Anda perlu mencocokkan penerimaan barang atau melampirkan nota.

Nota baru bisa dibuka setelah No. SO terbit

Selama No. SO masih berbunyi “SO Sedang Disiapkan…”, tombol Nota hanya menampilkan keterangan “Nota Belum Terbit”. Keduanya terbit bersamaan, jadi kalau nota belum bisa dibuka, periksa dulu No. SO-nya — bukan mengulang pembayaran.
  1. 1

    Saring riwayat ke status Selesai

    Dari tab Pemesanan, ketuk Lainnya untuk membuka Riwayat Pemesanan Pupuk, lalu ubah penyaring Semua Status menjadi Selesai. Yang tampil hanya pesanan yang sudah tuntas, lengkap dengan No. SO-nya — bukan lagi keterangan “SO Belum Terbit”.

    • Nomor yang tampil pada kartu di daftar ini adalah No. SO, sedangkan pesanan yang belum terbit SO-nya tampil dengan tulisan “SO Belum Terbit” di posisi yang sama.
    • Kolom pencarian di atasnya menerima No. SO, No. Pemesanan, maupun nama produk.
    Riwayat Pemesanan Pupuk tersaring status Selesai, menampilkan tiga pesanan beserta nomor SO, jumlah produk, total, dan waktunya
  2. 2

    Baca kartu hijau Pesanan Selesai

    Ketuk salah satu pesanan. Kartu statusnya kini hijau bertuliskan Pesanan Selesai, dan No. SO tampil sebagai nomor sungguhan beserta tombol salin di sebelahnya. No. Transaksi berawalan #PNB tetap ada di bawahnya — itu yang disebutkan bila Anda perlu melapor ke Admin.

    • Di bawah DETAIL PEMESANAN muncul DETAIL PENGIRIMAN yang tidak ada pada pesanan yang belum dikirim: nomor pengiriman beserta waktu barang diterima, dan tautan Detail untuk rinciannya.
    • Alamat Pengiriman, No. SPJB, Waktu Pemesanan, dan Perusahaan tetap tercantum sehingga pesanan bisa dicocokkan dengan SPJB-nya.
    Detail Pesanan berstatus Pesanan Selesai dengan No. SO, No. Transaksi, detail pemesanan, dan detail pengiriman
  3. 3

    Periksa pembayaran dan produk yang sudah diterima

    Gulir ke bawah. Bagian PEMBAYARAN mencantumkan Metode Pembayaran, Waktu Pembayaran, dan Total Pembayaran. Di bawahnya, PRODUK DIPESAN menampilkan tiap produk dengan batang kemajuan penuh dan keterangan Sudah diterima beserta jumlahnya — inilah tempat mencocokkan barang yang benar-benar sampai dengan yang dipesan.

    • Keterangan “PPN sudah termasuk dalam total pembayaran” berada tepat di atas Sub Total, jadi Sub Total bukan angka sebelum pajak.
    • Kalau ada produk yang jumlah diterimanya kurang dari yang dipesan, selisihnya terlihat di sini lebih dulu — sebelum terlihat di stok.
    Bagian pembayaran dan produk dipesan pada pesanan selesai, tiap produk bertanda sudah diterima dengan batang kemajuan penuh
  4. 4

    Buka Nota Penebusan sebagai bukti

    Ketuk Nota di kanan atas Detail Pesanan. Notanya terbit satu halaman, bertanda LUNAS, memuat Kode Kios, Nama Kios, dan No. Nota; disusul detail pemesanan, tabel produk beserta harga per Kg dan sub total, lalu rincian pembayaran termasuk nama bank dan kode billing yang dipakai.

    • Nota butuh beberapa saat untuk dimuat — layarnya sempat kosong dengan lingkaran hijau berputar. Itu bukan kegagalan.
    • Simpan atau bagikan nota ini bila diminta sebagai bukti penebusan.
    • Kode billing pada contoh di bawah sengaja diburamkan; pada nota Anda angkanya tercetak utuh.
    Nota Penebusan bertanda LUNAS berisi kode kios, nomor nota, detail pemesanan, tabel produk, dan rincian pembayaran

Selanjutnya — Membatalkan pesanan: Pesanan yang masih Menunggu Konfirmasi atau Menunggu Pembayaran dibatalkan, dan alokasinya kembali tersedia.

Tahap 9Bila perlu

Membatalkan pesanan

Pesanan yang masih Menunggu Konfirmasi atau Menunggu Pembayaran dibatalkan, dan alokasinya kembali tersedia.

Pesanan bisa dibatalkan sendiri pada DUA status: Menunggu Konfirmasi dan Menunggu Pembayaran. Jadi pesanan yang kode billing-nya sudah terbit pun masih bisa dibatalkan selama belum dibayar. Di luar dua status itu — Diproses, Dalam Pengiriman, Selesai, Dibatalkan, Kedaluwarsa — jalan masuk pembatalan tidak tersedia dan pesanan harus diurus lewat Admin.

Hanya dua status yang bisa dibatalkan sendiri

Pembatalan dari aplikasi tersedia pada status Menunggu Konfirmasi DAN Menunggu Pembayaran — termasuk setelah kode billing terbit, selama belum dibayar. Di luar dua status itu jalan masuknya hilang tanpa keterangan apa pun, jadi periksa status lebih dulu alih-alih mencari tombolnya.
  1. 1

    Pastikan dulu statusnya masih boleh dibatalkan

    Dari tab Pemesanan, ketuk Lainnya untuk membuka seluruh daftar pesanan, lalu pakai penyaring status. Pilih Menunggu Konfirmasi atau Menunggu Pembayaran — hanya pesanan di kedua status itu yang bisa Anda batalkan sendiri. Ketuk pesanan yang dituju.

    • Menyaring lewat status lebih aman daripada mencari manual: yang muncul sudah pasti bisa dibatalkan.
    • Penyaring status memuat tujuh pilihan: Menunggu Konfirmasi, Menunggu Pembayaran, Diproses, Dalam Pengiriman, Selesai, Dibatalkan, dan Kedaluwarsa.
    • Kolom pencarian menerima No. SO, No. Pemesanan, atau nama produk.
    Penyaring status pesanan dengan tujuh pilihan status
  2. 2

    Gulir ke bagian paling bawah Detail Pesanan

    Di bawah tombol Perbarui status pembayaran ada tulisan merah “Batalkan pesanan dari SPJB ini”. Itulah jalan masuk pembatalan — ketuk tulisan itu.

    • Bentuknya tulisan biasa, bukan tombol, dan letaknya paling bawah — layar perlu digulir dulu.
    • Kalau tulisan itu tidak ada sama sekali, berarti status pesanan sudah di luar Menunggu Konfirmasi dan Menunggu Pembayaran. Aplikasi tidak memberi keterangan apa pun soal ini.
    Bunyinya membingungkan, tapi yang dibatalkan HANYA pesanan yang sedang Anda buka — bukan semua pesanan dari SPJB tersebut, dan bukan SPJB-nya.
    Bagian bawah Detail Pesanan dengan tombol Perbarui status pembayaran dan tautan merah Batalkan pesanan dari SPJB ini
  3. 3

    Pilih alasan pembatalan

    Kotak “Batalkan Penebusan?” muncul dan alasan wajib dipilih: Salah Input produk, Ingin mengubah alamat, atau Alasan lain.

    Kotak Batalkan Penebusan dengan tiga pilihan alasan pembatalan
  4. 4

    Bila memilih Alasan lain, tuliskan alasannya

    Pilihan Alasan lain memunculkan kolom “Tuliskan alasan pembatalan” yang harus diisi sendiri sebelum pembatalan bisa dilanjutkan.

    Kotak pembatalan dengan Alasan lain dipilih sehingga muncul kolom untuk menuliskan alasan
  5. 5

    Ketuk tombol merah Batalkan

    Pesanan langsung pindah ke penyaring Dibatalkan, dan keterangan nomornya berubah dari “SO Belum Terbit” menjadi “SO Tidak Akan Terbit”. Tombol pembatalan pada detailnya juga hilang.

    • Kartu statusnya berubah merah bertuliskan Dibatalkan, dan alasan yang Anda pilih ikut ditampilkan kembali — misalnya “Anda membatalkan karena Salah Input produk”.
    • No. Transaksi #PNB tetap ada dan pesanannya tetap bisa dibuka; yang berubah hanya statusnya. Alokasi SPJB yang tadi tertahan kembali tersedia.
    Pembatalan bersifat tetap — pesanan yang sudah dibatalkan tidak bisa dikembalikan. Bila pupuknya tetap dibutuhkan, buat pesanan baru dari awal.
    Detail Pesanan berstatus Dibatalkan dengan kartu merah, keterangan SO Tidak Akan Terbit, dan alasan pembatalan yang dipilih

Status pesanan & kapan masih bisa dibatalkan

Pembatalan sendiri hanya tersedia selama produsen belum memproses pesanan.

StatusArtinyaBisa dibatalkan
Menunggu KonfirmasiPesanan sudah masuk, menunggu tanggapan produsen.Ya
Menunggu PembayaranProdusen sudah mengonfirmasi, kode billing terbit, dan hitungan mundur batas bayar berjalan. Masih bisa dibatalkan selama belum dibayar.Ya
DiprosesPembayaran diterima dan pesanan disiapkan produsen. No. SO masih “SO Sedang Disiapkan…” dan terbit menyusul, biasanya dalam 15 menit.Tidak
Dalam PengirimanPupuk sedang dikirim ke alamat yang dipilih.Tidak
SelesaiPupuk sudah diterima PPTS.Tidak
DibatalkanPesanan dibatalkan; nomor SO tidak akan terbit.Tidak
KedaluwarsaHitungan mundur batas bayar habis sebelum pembayaran masuk, sehingga pesanan gugur dan harus dibuat ulang.Tidak

Kalau ada yang tidak beres

Produk yang dicari tidak muncul di Input Produk

Penyebab
Produk itu tidak ada di SPJB yang Aktif, atau sisa alokasinya sudah nol.
Solusi
Buka menu SPJB PPTS dan periksa daftar produk beserta sisanya.

Wilayah kerja yang dicari tidak ada di daftar

Penyebab
Kecamatan itu tidak tercantum di SPJB mana pun yang Aktif — termasuk belum masuk lewat adendum.
Solusi
Periksa Wilayah Kerja pada detail SPJB dan panel Adendum. Bila seharusnya ada, laporkan ke Admin.

Wilayah kerja di detail SPJB berubah sendiri

Penyebab
Detail SPJB menampilkan isi versi yang sedang berlaku. Begitu ada adendum baru, isinya mengikuti adendum itu.
Solusi
Buka “N Adendum Lainnya” untuk melihat versi sebelumnya dan membandingkan apa yang berubah.

Semua SPJB berstatus Non Aktif

Penyebab
Masa berlaku SPJB sudah lewat.
Solusi
Lihat tanggal Berlaku Hingga, lalu hubungi produsen atau distributor untuk perpanjangan.

Jumlah bertambah 50 padahal tombol ditekan sekali

Penyebab
Bukan kekeliruan — satuannya sak, dan satu sak Urea atau NPK sama dengan 50 Kg.
Solusi
Hitung kebutuhan dalam sak, bukan kilogram.

Alamat baru tidak bisa disimpan

Penyebab
Ada kolom wajib yang belum terisi, atau kecamatannya di luar wilayah kerja.
Solusi
Pastikan semua kolom bertanda bintang terisi dan kecamatan dipilih dari daftar.

Kode billing tidak muncul-muncul

Penyebab
Produsen belum mengonfirmasi pesanan.
Solusi
Ketuk Perbarui status pembayaran pada detail pesanan. Kode billing memang terbit setelah pesanan dikonfirmasi.

No. SO tidak muncul setelah pembayaran

Penyebab
Nomor SO diterbitkan menyusul, tidak bersamaan dengan pembayaran. Sementara itu tampil “SO Sedang Disiapkan…”.
Solusi
Tunggu dan periksa berkala — biasanya paling lama sekitar 15 menit. Bila lewat satu jam belum terbit, laporkan ke Admin dengan No. Transaksi berawalan #PNB dan bukti pembayaran.

Tombol Nota hanya menampilkan “Nota Belum Terbit”

Penyebab
Nota diterbitkan sistem menyusul, seiring terbitnya No. SO.
Solusi
Coba lagi beberapa saat kemudian. Pembayaran tetap tercatat meski nota belum bisa dibuka.

Tulisan Batalkan pesanan dari SPJB ini tidak ada

Penyebab
Pesanan sudah terlanjur diproses produsen.
Solusi
Pembatalan hanya tersedia saat status masih Menunggu Konfirmasi atau Menunggu Pembayaran. Di luar itu hubungi Admin.

Tombol ditekan tetapi layar tidak berpindah

Penyebab
Aplikasi sedang memuat data dari server.
Solusi
Tunggu sebentar dan jangan menekan berkali-kali agar pesanan tidak terkirim ganda.

Butuh langkah pembayaran per bank?

Tutorial tersendiri memuat langkah pembayaran lewat Virtual Account Mandiri dan ATM BRI, lengkap dengan tangkapan layar tiap tahapnya.

Buka tutorial cara membayar